شکافهای حضور و غیاب در حال بلعیدن سود شرکتها هستند، به طوری که 80 درصد از اضافه کاریها احتمالاً به هدر میرود.
کشف تکاندهنده یک مدیر مالی
"من نمیتوانم از این حساب سر در بیاورم!" خانم ژانگ، مدیر مالی یک شرکت فناوری، در طول حسابرسی سالانه به یک کشف تکاندهنده دست یافت: این شرکت در طول سال 1 میلیون یوان برای اضافه کاری پرداخت کرده است، اما هزینه اضافه کاری معتبر واقعی کمتر از 200000 یوان بوده است. این بدان معناست که بیش از 800000 یوان از اضافه کاری به سیاهچاله مدیریت حضور و غیاب افتاده است.
نتایج حسابرسی هشداردهنده
با عمیقتر شدن تحقیقات، مجموعهای از شکافهای سیستمی حضور و غیاب آشکار شد:
تقلب در زمان، علیرغم ممنوعیتهای مکرر همچنان رواج دارد
تحقیقات نشان داد که تقلب در زمان به شکاف اصلی برای از دست رفتن اضافه کاری تبدیل شده است. کارمندان یک تیم پروژه خاص بلافاصله پس از کار محل کار را ترک نکردند؛ در عوض، آنها به امور شخصی در ایستگاههای کاری خود پرداختند و تنها یک یا دو ساعت بعد برای ایجاد توهم اضافه کاری، از سیستم خارج شدند. بدتر از آن، برخی از کارمندان در موقعیتهای فنی از مجوزهای سیستمی خود برای اصلاح مستقیم سوابق ورود و خروج از طریق backend استفاده کردند و به طور مصنوعی زمان عادی پایان کار خود را 2 تا 3 ساعت به تأخیر انداختند. هنگامی که بخش حسابرسی فیلمهای نظارتی را بازیابی کرد، متوجه شد که یک کارمند ادعا کرده است تا ساعت 10 شب اضافه کاری داشته است، اما در واقع ساعت 7 بعد از ظهر ایستگاه کاری خود را ترک کرده است.
تقلب جدی در هویت و دادههای تحریف شده حضور و غیاب
هنگام بررسی سوابق حضور و غیاب توسط کارکنان حسابرسی، آنها متوجه شدند که یک دستگاه ورود و خروج یکسان، اطلاعات ورود و خروج کارمندان مختلف را در یک بازه زمانی بسیار کوتاه ثبت کرده است که به وضوح نشاندهنده رفتار سازمانیافته ورود و خروج نیابتی است. به عنوان مثال، فیلمهای نظارتی نشان داد که یک کارمند برای مدت کوتاهی در مقابل دستگاه ورود و خروج ایستاده است، اما دستگاه به طور مکرر اعلانهایی مبنی بر تأیید موفقیتآمیز صادر کرده است. تحقیقات بیشتر نشان داد که برخی از کارمندان از فیلمهای اثر انگشت تقلبی استفاده کردهاند و به یک فرد اجازه میدهند که "اثر انگشت" چندین همکار را برای ورود و خروج گروهی حمل کند و دادههای اساسی حضور و غیاب را کاملاً تحریف کند.
دادهها در برابر دستکاری آسیبپذیر هستند، نظارت بیاثر است
مدیریت backend سیستم حضور و غیاب دارای خطرات پنهان جدی است. پرسنل دارای امتیازات مدیر سیستم میتوانند سوابق ورود و خروج را به دلخواه تغییر دهند و ردیابی آثار تغییر دشوار است. یک کارمند بخش IT یک شرکت فاش کرد که از سرپرست بخش خود خواسته شده است تا سوابق اضافه کاری را به صورت گروهی برای کل تیم اضافه کند. این نوع رفتار متقلبانه "ساختگی از هیچ"، سیستم نظارت بر حضور و غیاب را بیاثر میکند.
عدم نظارت مدیریتی
فرآیند تأیید اضافه کاری به طور جدی صوری است. اکثر مدیران رویکرد "پذیرش همه" را در قبال درخواستهای اضافه کاری اتخاذ میکنند و به ندرت صحت و ضرورت اضافه کاری را تأیید میکنند. برخی از مدیران حتی از تأیید اضافه کاری به عنوان وسیلهای برای جلب نظر زیردستان استفاده میکنند و فعالانه گزارش نادرست اضافه کاری را تشویق میکنند. یک مدیر بخش اعتراف کرد: "همه این کار را میکنند؛ اگر خیلی جدی بگیرم، به جای آن، مردم را ناراحت میکنم."
مشکل در سراسر صنعت: چرا مدیریت اضافه کاری اینقدر دشوار است؟
نقصهای ذاتی در سیستمهای حضور و غیاب سنتی
اثر انگشتها به راحتی کپی میشوند، ورود با رمز عبور را میتوان به اشتراک گذاشت و ورود با کارت را میتوان توسط نمایندگان انجام داد - همه این روشهای سنتی دارای شکافهای آشکاری هستند. به ویژه در شرکتهای بزرگ تولیدی و شرکتهای کارگرمحور، تقلب در حضور و غیاب به یک راز آشکار تبدیل شده است.
روشهای نظارت عقبافتاده
شرکتها اغلب به بررسیهای دستی و حسابرسیهای پس از رویداد متکی هستند و دستیابی به نظارت بیدرنگ و پیشگیری مؤثر را دشوار میکنند. هنگامی که مشکلات کشف میشوند، اغلب خساراتی وارد شده است.
جهتگیری فرهنگی منحرف شده
مفهوم اشتباه "ساعات اضافه کاری = فداکاری" باعث شده است که برخی از شرکتها به طور ضمنی اضافه کاری غیرموثر را تشویق کنند. این جهتگیری فرهنگی زمینه مناسبی را برای تقلب در حضور و غیاب فراهم کرده است.
مورد واقعی: ضررهای هشداردهنده
حسابرسی یک شرکت تولیدی نشان داد که:
سوابق حضور و غیاب شیفت شب با فیلمهای نظارتی به طور جدی ناسازگار بود و نرخ حضور و غیاب واقعی کمتر از 70٪ بود.
اثر انگشت افراد مختلف در زمانهای مختلف در یک ایستگاه کاری یکسان ظاهر شد که نشاندهنده ورود و خروج نیابتی سیستمی است.
خروجی اضافه کاری کاملاً نامتناسب با ساعات کار بود و راندمان پایینی داشت.
در عرض سه ماه، این شرکت در نتیجه متحمل بیش از 800000 یوان ضرر شد.
تشخیص عنبیه: ایجاد یک خط دفاعی حضور و غیاب غیرقابل دستکاری
پس از اینکه یک شرکت بزرگ سیستم حضور و غیاب تشخیص عنبیه را معرفی کرد، تأثیر آن فوری بود:
مدیریت دقیق بازه زمانی
سیستم به طور خودکار ساعات اضافه کاری واقعی را ثبت میکند و امکان اصلاح دستی را از بین میبرد. هر ورود و خروج نیاز به تأیید عنبیه زنده دارد تا از صحت سوابق زمانی اطمینان حاصل شود.
احراز هویت منحصربهفرد
منحصربهفرد بودن ویژگیهای عنبیه اساساً مشکل ورود و خروج نیابتی را حل میکند. هر کارمند باید شخصاً حضور داشته باشد تا ورود و خروج را تکمیل کند و اطمینان حاصل شود که شخص با هویت مطابقت دارد.
تضمین امنیت دادهها
از فناوری رمزگذاری برای ذخیره دادههای حضور و غیاب برای جلوگیری از دستکاری backend استفاده میشود. همه عملیات آثار خود را باقی میگذارند و مبنای قابل اعتمادی برای حسابرسی فراهم میکنند.
تجزیه و تحلیل هوشمند و هشدار اولیه
سیستم میتواند به طور خودکار راندمان اضافه کاری را تجزیه و تحلیل کند، هشدارهای اولیه را برای رفتار اضافه کاری غیرعادی صادر کند و به مدیران کمک کند تا مشکلات را به موقع تشخیص دهند.
بازخورد واقعی: صدای مدیران شرکت
مدیر منابع انسانی اظهار داشت
"پس از راهاندازی سیستم حضور و غیاب عنبیه، هزینه اضافه کاری ماهانه به طور متوسط 65 درصد کاهش یافت و سالانه نزدیک به 1 میلیون یوان صرفهجویی شد. کارمندان همچنین متوجه شدند که برای دریافت حقوق باید واقعاً اضافه کاری کنند و نگرش کاری آنها به طور قابل توجهی بهبود یافته است."
مدیر مالی آه کشید
"اکنون دادههای اضافه کاری درست و قابل اعتماد است و دیگر نیازی نیست که در طول حسابرسی مضطرب باشیم. مهمتر از آن، ما میتوانیم راندمان اضافه کاری را به طور دقیق تجزیه و تحلیل کنیم و تخصیص منابع انسانی را بهینه کنیم."
راهحلها: ایجاد یک سیستم جامع مدیریت اضافه کاری
تضمین فنی
فناوری تشخیص عنبیه را برای ایجاد یک بنیاد احراز هویت قابل اعتماد و اطمینان از صحت و اعتبار دادههای حضور و غیاب اتخاذ کنید. این سیستم باید دارای ویژگیهای غیرقابل دستکاری و قابل ردیابی باشد.
بهبود سازمانی
یک فرآیند تأیید اضافه کاری علمی ایجاد کنید و استانداردهای اضافه کاری و مکانیسمهای جبران خسارت را روشن کنید. مدیریت کامل فرآیند اضافه کاری، از جمله پیشتأیید، نظارت در فرآیند و ارزیابی پس از رویداد را اجرا کنید.
مدلسازی مجدد فرهنگی
فرهنگ کارآمد را ترویج دهید، از اضافه کاری غیرموثر اجتناب کنید و بر خروجی کار به جای ساعات کار تمرکز کنید. راندمان اضافه کاری را در سیستم ارزیابی عملکرد ادغام کنید.
اقدام فوری: راهنمای خودبازرسی شرکت
● درجه تطابق بین هزینه اضافه کاری اخیر و خروجی کار را تأیید کنید
● ارزیابی کنید که آیا سیستم حضور و غیاب موجود دارای آسیبپذیریهای امنیتی است یا خیر
● بررسی کنید که آیا فرآیند تأیید اضافه کاری به شدت اجرا میشود یا خیر
● تجزیه و تحلیل تفاوتهای راندمان اضافه کاری در بخشهای مختلف
● یک برنامه بهینهسازی برای سیستم مدیریت اضافه کاری تدوین کنید
نتیجه
شکافهای حضور و غیاب نه تنها باعث زیانهای اقتصادی مستقیم میشوند، بلکه فرهنگ شرکتی و روحیه کارکنان را نیز تضعیف میکنند. با ایجاد یک سیستم حضور و غیاب قابل اعتماد از طریق فناوری تشخیص عنبیه، شرکتها میتوانند به طور موثر شکافهای مدیریتی را پر کنند و به کاهش هزینه و بهبود کارایی واقعی دست یابند.
ایجاد یک محیط حضور و غیاب منصفانه و شفاف و اطمینان از اینکه هر سنت از حقوق اضافه کاری ارزش خود را دارد، انتخاب عاقلانه برای مدیریت شرکتهای مدرن است.
درباره ما
به عنوان یک شرکت پیشرو در فناوری بیومتریک داخلی، شرکت فناوری WuHan Homsh Co., Ltd. بر تحقیق و توسعه و ارتقاء کاربرد فناوری تشخیص عنبیه متمرکز است. ما دارای الگوریتمها و تجهیزات سختافزاری تشخیص عنبیه با حقوق مالکیت معنوی کاملاً مستقل هستیم و راهحلهای احراز هویت حرفهای را برای صنایع مختلف ارائه میدهیم.
تیم فنی ما دارای تجربه گسترده در صنعت است و میتواند خدمات کاملی را از تجزیه و تحلیل نیازها، طراحی راهحل تا استقرار و پیادهسازی به شرکتها ارائه دهد. در حال حاضر، ما با موفقیت پروژههای تشخیص عنبیه را در زمینههای متعددی مانند تولید، صنعت خدمات و صنعت فناوری اجرا کردهایم.
اگر با مشکلاتی در مدیریت هزینه اضافه کاری مواجه هستید، لطفاً با ما تماس بگیرید و ما مشاوره و راهحلهای فنی حرفهای را در اختیار شما قرار خواهیم داد.
